Przeprowadzenie transformacji cyfrowej w Twojej firmie: jak przekonać pracowników do przyjęcia nowego oprogramowania?

Dlaczego przeprowadzenie transformacji cyfrowej jest tak trudne? Ludzie mają tendencję do opierania się wszelkim zmianom, które naruszają ich status quo, tzn. są przywiązani do dotychczasowego stanu rzeczy. A prośba o nauczenie się kolejnego nowego narzędzia z pewnością będzie postrzegana jako niepożądane zakłócenie.

W dodatku wdrożenie każdego nowego oprogramowania wiąże się ze zmianą sposobu funkcjonowania poszczególnych działów, a nawet całej firmy, co może naprawdę mocno zestresować pracowników.

Co mówią dane?

Według badania Embracing Digital Technology Study, prawie 80% kadry kierowniczej uważa, że przeprowadzenie transformacji cyfrowej ma kluczowe znaczenie dla rozwoju ich firm. Jednak 63% twierdzi, że tempo zmian technologicznych w ich firmach nie jest zadowalające ze względu na brak pilności (mają bardziej priorytetowe zadania do wykonania) oraz słabą komunikację na temat korzyści biznesowych płynących z nowego oprogramowania.

Jak więc z powodzeniem wdrożyć nowe oprogramowanie, aby Twój zespół przyjął je z otwartymi ramionami?

Droga do sukcesu w adaptacji oprogramowania w firmie

Z pewnością nie uda Ci się na początku przekonać wszystkich swoich kolegów i koleżanek do korzystania z nowego oprogramowania. Wskaźniki akceptacji będą się różnić w zależności od otwartości pracowników na nowe technologie i ich gotowości do nauki obsługi nowego narzędzia.

Spójrzmy na klasyczny model Everetta Rogersa dotyczący przyjęcia technologii w czasie:

Zgodnie z tym modelem, Twoi pracownicy mogą kwalifikować się do jednej z pięciu grup:

• Innowatorzy. Z natury są pasjonatami technologii, którzy nie mogą się doczekać, aby się w nią zanurzyć i sprawdzić, jak nowe oprogramowanie może usprawnić ich codzienną pracę.
• Wcześni naśladowcy. Podobnie jak innowatorzy, ci użytkownicy wypróbowują nowe oprogramowanie szybciej niż większość. Są oni liderami opinii w firmie. Zdobycie przychylności tej grupy jest kluczowe, ponieważ ich opinie wpływają na to, jak Wczesna większość zareaguje na wypróbowanie nowego narzędzia.
• Wczesna większość. Ta grupa jest bardziej praktyczna w swoim podejściu do nowego oprogramowania. Zwykle czekają, aż oprogramowanie zostanie przetestowane przez innych. Chcą wiedzieć, jak nowe narzędzie usprawni ich dotychczasowy przepływ pracy, zanim poczują się komfortowo wprowadzając je do swojej codzienności.
• Późna większość. Użytkownicy ci zaakceptują nowe oprogramowanie tylko wtedy, gdy będą potrzebowali jego funkcjonalności lub gdy stanie się ono nieodłączną częścią biznesu.
• Maruderzy. Są to zazwyczaj starsi pracownicy. Maruderzy korzystają z dobrze znanych technologii i oprogramowania tak długo, jak to tylko możliwe. Często nie czują się komfortowo ucząc się i używając nowych narzędzi. Jedynym sposobem na przestawienie tej grupy jest zmuszenie ich do korzystania z nowego oprogramowania poprzez wyeliminowanie starszych rozwiązań.

Poznanie tych typów użytkowników pomoże Ci myśleć strategicznie o planie wdrożenia i o tym, jak może on wpłynąć na każdą z tych pięciu grup.

Jeśli uda Ci się zbudować wysokie zaangażowanie wśród wczesnych naśladowców, łatwiej będzie przekonać wczesną większość. A kiedy już wczesna większość przyjmie Twoje nowe oprogramowanie, będziesz na dobrej drodze do zmotywowania reszty zespołu.

Poznaj również kompetencje niezbędne do stworzenia dedykowanego zespołu e-commerce B2B>>>.

Wskazówki ułatwiające przeprowadzenie transformacji cyfrowej w Twojej firmie

1. Wybieraj technologię z myślą o użytkowniku końcowym – pracownikach

Zastanawiając się nad wyborem nowego oprogramowania, pamiętaj o interesach swojego zespołu. Funkcjonalności są kluczowe, ale równie ważna jest łatwość obsługi i intuicyjność systemu. Jeśli Twoim celem jest maksymalny wskaźnik przyjęcia oprogramowania w organizacji, upewnij się, że wybierzesz najbardziej przyjazny dla użytkownika system z dostępnych wariantów, zapewniający dobry UX. Zachęć swój zespół do testowania systemu, zbieraj feedback od użytkowników i wyciągaj wnioski, zanim podejmiesz decyzję.

2. Jasno wyjaśnij zespołowi, dlaczego warto zastąpić stare rozwiązanie nowym

Pomóż zespołowi zrozumieć, czym dokładnie jest narzędzie, co robi i dlaczego je wybrałeś. Zaangażuj ludzi na wczesnym etapie procesu wdrażania. Zachęcaj do zadawania pytań i dbaj o przejrzystość odpowiedzi.

Bądź przygotowany na pytanie: po co to zmieniać, skoro wszystko działa? Pracownicy chcą wiedzieć, dlaczego nowe oprogramowanie stanowi ulepszenie w stosunku do tego, które mieli wcześniej. Pomóż ludziom przejść przez ten most. Spraw, aby komfortowo poczuli się z technologią i zrozumieli, jak usprawni ona ich pracę.

3. Zaplanuj program szkoleń z obsługi nowego systemu

Najczęściej organizacja szkoleń stanowi część oferty powdrożeniowej dostawcy oprogramowania. Szkolenia to skuteczny sposób na zapoznanie sceptycznie nastawionych pracowników z nowym oprogramowaniem. Wykorzystaj te wydarzenia, aby zachęcić do dialogu i odpowiedzieć na pytania, podkreślić zalety narzędzia i zademonstrować jego codzienne, praktyczne zastosowanie w pracy Twojego zespołu.

Co możemy wywnioskować?

Istnieje konsensus co do potrzeby wdrażania nowych technologii cyfrowych, ale większość pracowników uważa, że proces ten jest skomplikowany i powolny. Decydenci i inicjatorzy zmian nie komunikują w wystarczającym stopniu wizji tego, jak technologia może przekształcić pracę w firmie.

Wprowadzenie nowego oprogramowania w firmie nie jest łatwe, ale gra jest warta świeczki. Wczesna akceptacja i zaangażowanie pracowników w proces testowania narzędzi jest istotną częścią każdego udanego wdrożenia oprogramowania. Im szybciej pracownicy zaczną korzystać z nowego oprogramowania, czy to platformy B2B, czy systemu PIM, tym szybciej firma zaobserwuje lepsze wyniki pracy, a co za tym idzie – sprzedaży.