kartoteka towarowa · dane produktów · wdrożenie platformy B2B
Bałagan w kartotece towarowej nie blokuje uruchomienia platformy B2B. Z ERP potrzebne są tylko rzeczy, które ERP i tak prowadzi: kod produktu, cena, stan i jednostka podstawowa.
Opisy, zdjęcia, cechy, tłumaczenia i jednostki sprzedaży uzupełniasz w samej platformie – przed startem albo już po nim. Kod produktu zostaje ten sam co w ERP i spina oba systemy.
1 klucz
Kod produktu z ERP. Po nim platforma łączy cenę i stan z opisem, zdjęciami i tłumaczeniami.
4 tygodnie
Tyle trwało najszybsze wdrożenie Saly, od podpisania umowy do pierwszego zamówienia online.
1 indeks
Jeden towar sprzedajesz w sztukach, kartonach i na paletach. W ERP zostaje jedna pozycja.
Czy trzeba posprzątać ERP, zanim ruszy sprzedaż B2B online?
Nie całe. To najczęstsza obawa przed wdrożeniem: „mamy 20 tysięcy indeksów, połowa bez opisu, nazwy pisane skrótami, kilka pozycji na ten sam towar – najpierw rok porządków, potem platforma”.
W praktyce kartoteka w ERP służy do fakturowania i magazynu. Nie musi wyglądać jak katalog dla klienta. Platforma B2B bierze z niej to, co jest potrzebne do ceny i dostępności, a resztę prowadzisz obok – na tym samym kodzie produktu.
Porządki dzielą się więc na dwie części. Mała część dotyczy ERP i trzeba ją zrobić przed startem. Duża część dotyczy tego, jak produkt wygląda dla klienta, i tę robisz w platformie, we własnym tempie.
Co naprawdę musi być w ERP
Cztery rzeczy. Jeśli dziś wystawiasz z ERP faktury, w większości już je masz.
| Dane | Po co platformie | Co wystarczy na start |
|---|---|---|
| Kod produktu | klucz, po którym platforma rozpoznaje towar | jeden towar ma jeden kod i ten kod się nie zmienia |
| Cena | każdy klient widzi swoją cenę z ERP | cenniki i rabaty takie, jakich używasz dziś do faktur |
| Stan | klient widzi dostępność przed zamówieniem | stan z magazynu, z którego sprzedajesz |
| Jednostka podstawowa | w niej liczony jest stan i cena | sztuka, kilogram albo metr – jedna na produkt |
Kod EAN przydaje się, gdy klienci zamawiają z pliku albo skanują towar. Import koszyka z pliku szuka produktu najpierw po kodzie, a potem po EAN. Braki w EAN nie wstrzymują startu – uzupełnisz je później.
ERP zostaje źródłem cen, stanów i rozrachunków. Jak płyną dane w obie strony, opisuje strona integracja platformy B2B z ERP.
Czego ERP nie musi wiedzieć
Wszystkiego, co służy klientowi do wyboru produktu. ERP zwykle nie ma na to pól albo ma pola zbyt krótkie. Te dane uzupełniasz w karcie produktu w Saly:
- nazwy i opisy pisane dla klienta, a nie dla magazynu;
- cechy, np. materiał, średnica, kolor – stają się filtrami w kategorii;
- zdjęcia, model 3D i pliki PDF: instrukcje, karty charakterystyki, certyfikaty;
- warianty: rozmiary i kolory jako jedna karta zamiast kilkunastu pozycji;
- kategorie ułożone tak, jak szuka klient, a nie tak, jak księguje ERP;
- tłumaczenia nazw, opisów i cech dla klientów z innych krajów.
Platforma nie jest tu zależna od jakości danych w ERP. Ona je rozbudowuje. W ERP produkt może nazywać się „WRT SDS 6X110 CRV”, a klient zobaczy „Wiertło do betonu SDS-plus 6 × 110 mm” ze zdjęciem, specyfikacją i instrukcją.
Jeden produkt przed i po
Przykład na fikcyjnym produkcie. Lewa kolumna to wszystko, co ma o nim ERP. Prawa to karta, którą widzi klient – po uzupełnieniu w platformie.
| W ERP | Na platformie B2B | |
|---|---|---|
| Kod | SDS-06-110 | SDS-06-110 – ten sam |
| Nazwa | WRT SDS 6X110 CRV | Wiertło do betonu SDS-plus 6 × 110 mm |
| Opis | brak | do czego służy, z czym pracuje, z jakiego materiału |
| Cechy | brak | średnica, długość, uchwyt, materiał – jako filtry w kategorii |
| Zdjęcia i pliki | brak | galeria, instrukcja PDF, karta produktu do pobrania |
| Warianty | trzy osobne pozycje | jedna karta z tabelą trzech rozmiarów |
| Języki | polski | polski, angielski, niemiecki |
| Cena i stan | z ERP | z ERP, bez zmian |
W ERP nie zmieniło się nic. Magazyn dalej widzi swój skrót, a faktura wychodzi na ten sam kod.
Gdzie pracują uzupełnione dane
Opis albo cechę wpisujesz raz, a korzysta z nich kilka miejsc naraz:
- karta produktu – klient sam sprawdza parametry, zamiast dzwonić do handlowca;
- filtry w kategorii – z kilku tysięcy pozycji zostaje kilkanaście pasujących;
- wyszukiwarka – Enterprise Search szuka po nazwie, kodzie, EAN i cechach;
- plik z ofertą dla klienta – klient, który sprzedaje dalej, pobiera Twoje produkty ze swoimi cenami, opisami i zdjęciami;
- karta produktu w PDF – gotowa do wysłania dalej.
Poprawiasz cechę w jednym miejscu, a zmienia się wszędzie. Dlatego uzupełnianie danych opłaca się zacząć od produktów, które sprzedają się najczęściej.
Klienci z zagranicy: tłumaczenia na tym samym kodzie
Sprzedaż za granicę zwykle kończy się drugą kartoteką albo katalogiem w Excelu dla każdego rynku. W Saly nazwa, opis, cechy i warianty mają osobną wersję dla każdego języka platformy, a kod, cena i stan są wspólne.
Klient z Niemiec widzi ofertę po niemiecku, w swojej walucie i w swoich cenach. Handlowiec i magazyn dalej pracują na jednym indeksie. Tak działa to m.in. w firmie Homla, która sprzedaje przez platformę do klientów z ponad 10 krajów – zobacz historię wdrożenia Homla.
Kod produktu spina ERP i platformę
Cała konstrukcja opiera się na jednym założeniu: kod produktu w platformie jest taki sam jak w ERP. Po nim cena i stan z ERP trafiają na właściwą kartę, a zamówienie wraca do ERP na właściwą pozycję.
Dlatego jedyny porządek, którego nie da się odłożyć, to porządek w kodach: jeden towar, jeden kod, bez zmian w trakcie. Jak ułożyć kody, żeby rosły razem z ofertą, opisujemy w haśle SKU – co to jest i jak uporządkować kody produktów.
Pięć typowych bałaganów i co z nimi zrobić
| Co jest w kartotece | Czy blokuje start | Co robisz |
|---|---|---|
| Nazwy skrótowe, pisane dla magazynu | nie | nazwę dla klienta wpisujesz w platformie; w ERP zostaje stara |
| Brak opisów i zdjęć | nie | uzupełniasz w platformie, zaczynając od towarów, które sprzedają się najczęściej |
| Ten sam towar pod kilkoma indeksami: sztuka, karton, paleta | nie | zostawiasz jeden indeks i dodajesz jednostki sprzedaży z przelicznikiem |
| Indeksy, których już nie sprzedajesz | nie | nie pokazujesz ich klientom – każda grupa widzi tylko swój asortyment |
| Dwa różne towary pod jednym kodem albo kod, który się zmienia | tak | poprawiasz w ERP przed startem – to jedyny punkt z tej listy, który musi poczekać na ERP |
Indeksy wycofane z oferty ukryjesz dzięki funkcji maskowanie produktów: klient widzi tylko to, co udostępnisz jego grupie.
Jeden towar, wiele jednostek – zamiast kilku indeksów
Częsty powód rozrostu kartoteki: ten sam towar założony trzy razy, bo sprzedaje się go na sztuki, w kartonach i na palety. Stany trzeba wtedy przesuwać między indeksami, a każda pomyłka kończy się korektą zamówienia.
W Saly produkt ma jedną jednostkę podstawową i dowolną liczbę jednostek sprzedaży z przelicznikiem. Klient zamawia 2 kartony, widzi, że to 2 000 sztuk, a do ERP trafia 2 000 sztuk na jednym indeksie. Stan też przelicza się sam: klient widzi go w jednostce, którą wybrał.
- karton może mieć własny rabat, więc opłaca się bardziej niż ta sama liczba sztuk;
- minimum zakupowe ustawiasz osobno dla każdej jednostki;
- paletę pokażesz tylko hurtownikom, a sztukę wszystkim.
Szczegóły i kalkulator: opakowania zbiorcze i jednostki sprzedaży. Jak przejść z kilku indeksów na jeden, opisuje poradnik ten sam towar w sztukach, kartonach i na paletach.
Czy ERP nadpisze to, co uzupełnisz w platformie?
To ustalasz przy wdrożeniu. Opisy w językach, cechy i zdjęcia są w Saly osobnymi danymi, niezależnymi od ERP. Integracja może je zostawić w spokoju i odświeżać tylko ceny, stany i dane podstawowe.
Jeśli część opisów prowadzisz w ERP i chcesz, żeby stamtąd płynęły, integracja może je też aktualizować. Decydujesz pole po polu, co jest pod opieką ERP, a co pod opieką działu sprzedaży i marketingu.
Kto uzupełnia dane i kiedy
Nie musisz mieć kompletnego katalogu pierwszego dnia. Sprawdza się kolejność od towarów, które robią największy obrót:
- przed startem: kody, ceny i stany z ERP oraz opisy i zdjęcia dla najczęściej zamawianych produktów;
- w pierwszych tygodniach: cechy i filtry w największych kategoriach, jednostki sprzedaży;
- później: tłumaczenia, pliki do pobrania, reszta asortymentu.
Prawa do edycji nadajesz osobno do każdej części karty. Marketing zmienia opisy i zdjęcia, a ceny i stany zostają po stronie ERP. Większe partie danych, np. opisy od producenta w pliku, wczytasz hurtowo, z raportem pokazującym błędy przy konkretnych produktach.
Gdy przechodzisz z innej platformy B2B, kartotekę produktów pomagamy przenieść. Zakres ustalamy w analizie przedwdrożeniowej, a cały przebieg opisuje poradnik wdrożenie platformy B2B.
Lista kontrolna: dane produktów przed wdrożeniem
- Każdy towar ma jeden kod, a kod nie zmienia się w czasie.
- Ceny i rabaty w ERP są takie, po jakich dziś fakturujesz.
- Wiesz, z których magazynów platforma ma pokazywać stan.
- Każdy towar ma jedną jednostkę podstawową; kartony i palety spisane z przelicznikami.
- Masz listę produktów, które robią większość obrotu – od nich zaczniesz opisy i zdjęcia.
- Wiesz, kto w firmie odpowiada za opisy, a kto za ceny.
- Zdecydowałeś, czy opisy ma aktualizować ERP, czy zostają tylko w platformie.
Najczęstsze pytania
Czy bałagan w kartotece towarowej wydłuża wdrożenie platformy B2B?
Tylko wtedy, gdy dotyczy kodów produktów, cen albo stanów, bo te dane płyną z ERP. Brak opisów, zdjęć, cech i tłumaczeń nie wstrzymuje startu – uzupełniasz je w platformie, także po uruchomieniu. Najszybsze wdrożenie Saly trwało 4 tygodnie, najbardziej złożone 5 miesięcy.
Jakie dane produktów platforma B2B pobiera z ERP?
Kody, nazwy, EAN, ceny, stany i jednostki. Które pola dokładnie synchronizuje integracja, ustalamy przy wdrożeniu, bo zależy to od systemu ERP.
Czy mogę mieć w platformie inną nazwę produktu niż w ERP?
Tak. Nazwę i opis dla klienta prowadzisz w platformie, osobno w każdym języku. Kod produktu zostaje ten sam co w ERP, więc cena, stan i zamówienie trafiają na właściwą pozycję.
Co zrobić z towarem, który w ERP ma osobne indeksy na sztukę i karton?
Zostaw jeden indeks z jednostką podstawową i dodaj karton jako jednostkę sprzedaży z przelicznikiem. Klient zamawia kartony, a ERP dostaje zamówienie w sztukach.
Czy opisy i zdjęcia trzeba przygotować przed startem?
Nie wszystkie. Wystarczy zacząć od produktów, które klienci zamawiają najczęściej. Resztę uzupełniasz stopniowo, pojedynczo w panelu albo hurtowo z pliku.
Czy tłumaczenia oferty wymagają osobnej bazy produktów?
Nie. Nazwa, opis i cechy mają osobną wersję dla każdego języka platformy, na tym samym kodzie produktu. Klient z zagranicy widzi ofertę w swoim języku i w swoich cenach.
Czy synchronizacja z ERP usunie opisy dodane w platformie?
Nie, jeśli tak ustawisz integrację. Opisy w językach są w Saly osobnymi danymi i ERP nie musi ich aktualizować. Możesz też zdecydować, że wybrane opisy płyną z ERP.
Stan na 14.11.2026.
