Integracja platformy B2B z systemem ERP – optymalizuje pracę działu handlowego i zapewnia dobry CX

W jaki sposób integracja platformy z systemem ERP jest kluczowa dla biznesu B2B? Przedsiębiorstwa specjalizujące się w handlu B2B zmagają się z trzema istotnymi czynnikami. Są to:

1. złożoność polityki cenowej w B2B,
2. przeszkody w postaci rutynowych zadań działu handlowego w drodze ku pozyskiwaniu nowych możliwości sprzedaży,
3. pogodzenie obsługi klienta B2B z automatyzacją firmy.

Wymienione wyzwania przyczyniają się do tego, że nasi klienci coraz częściej decydują się na połączenie platformy B2B ze swoim systemem ERP.

Krótko o istocie systemu ERP

Zazwyczaj, jeśli Twoja firma działa w branży od dłuższego czasu, masz do dyspozycji kluczowe systemy biznesowe, na których pracujecie od lat. Są one niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy. Jednym z najbardziej popularnych systemów biznesowych back-office jest oprogramowanie Enterprise Resource Planning (ERP). System ten pozwala firmom B2B na usprawnienie zarządzania procesami biznesowymi w takich obszarach jak: finanse, produkcja, magazyny, księgowość, zasoby ludzkie. I nie tylko!

System ERP jest często najważniejszym miejscem przetwarzania biznesowych danych. To tutaj można przetwarzać i archiwizować informacje o zamówieniach, stanie magazynowym, klientach i płatnościach. Zatem integracja platformy B2B i firmowego systemu ERP jest niezbędna, jeśli chcesz efektywnie prowadzić sprzedaż hurtową online.

Na czym polega integracja platformy B2B z systemem ERP i jak długo to trwa?

Wziąwszy pod uwagę, jak wiele danych firma B2B przetwarza dziennie, kompatybilność między tymi dwoma systemami zachodzi na wielu różnych poziomach. Informacje, które firmy B2B najczęściej potrzebują wyciągnąć z ERPa do platformy B2B to:

• stany magazynowe w czasie rzeczywistym,
• dokładne, spersonalizowane cenniki,
• kartoteki produktów.

Na potrzeby wyciągania tychże danych warto, aby platforma B2B miała kilka ścieżek przetwarzania informacji. Dla przykładu Saly posiada kilka modułów wymiany danych, w tym m.in.:

• client – id klienta, NIP, adres, indywidualne cenniki itd.,
• order – id zamówienia, waluta, kod produktu, numer koszyka itd.,
• payment – status, data płatności, wartość brutto i netto itd.,
• product – kod, nazwa, producent, EAN, stany magazynowe itd.,
• price – ceny produktu netto.

Może się też zdarzyć tak, że Twoja firma nie wymaga przetwarzania wszystkich powyższych danych. Dlatego też integracja z każdym z modułów jest jak najbardziej dobrowolna. Możemy zatem przeprowadzić integrację tylko jednego rodzaju danych dla naszych klientów (integracja niepełna). Najczęściej nasi klienci decydują się na zaciąganie siatki rabatowej (price), dzięki czemu Twoi klienci zobaczą te same ceny, które pracownicy ustalają w systemie ERP.

Etap połączenia platformy B2B ze strumieniem danych płynącym z ERP zajmie od 4 do 6 tygodni, w zależności od wybranych metod wymiany danych. Nie jest to więc zbyt długo, wziąwszy pod uwagę jak wiele danych w skali rocznej wymaga przetworzenia przez te dwa systemy.

Te 4-6 tygodni można potraktować jako inwestycję. Zwłaszcza, gdy zdasz sobie sprawę, jak bardzo integracja platformy B2B z systemem ERP może być prawdziwym game changerem efektywnej sprzedaży B2B.

Skomplikowane zasady ustalania cen

Magazyny i dystrybutorzy mają z reguły złożone struktury cenowe. Z naszego doświadczenia wynika, że większość firm indywidualnie negocjuje ceny z klientami. To z kolei skutkuje rabatami na produkty lub grupy produktów.

I być może nie miałoby to znaczenia przy jednym produkcie, jednak zazwyczaj działanie to wiąże się z połączeniem tysięcy produktów z tysiącami klientów. A to z kolei prowadzi do powstania rozbudowanej i skomplikowanej matrycy cenowej. Nie wspominając jeszcze o możliwych promocjach dla konkretnych produktów.

Szczegóły dotyczące warunków cenowych są zazwyczaj obsługiwane przez system ERP. To jest dokładnie to, do czego te systemy są przeznaczone. Wszystkie kalkulacje cenowe są już przeprowadzone w Twoim oprogramowaniu ERP i mogą być automatycznie przeniesione do platformy sprzedażowej poprzez integrację. Zarówno klienci, jak i pracownicy będą mieli dostęp do aktualnych i poprawnych danych w czasie rzeczywistym. 

Dla Ciebie oznacza to uproszczoną drogę tworzenia strategii cenowej. Bez kompatybilności między systemami po procesie decyzyjnym pracownicy musieli jeszcze wpisywać ręcznie wszystkie liczby. Teraz po podjęciu decyzji i wpisaniu danych do jednego systemu – w drugim ceny aktualizują się automatycznie.

Handlowcy tracą swój czas na monotonne zadania administracyjne

Zmiana polityki cenowej i rabatowej to nie jedyne zautomatyzowane działania. Wszystkie obowiązki administracyjne handlowców również są uproszczone dzięki integracji ERP z platformą B2B. 

Handlowcy w Twojej firmie dotychczas:

• stale monitorowali stany magazynowe,
• weryfikowali krótkoterminowe promocje i aktualne cen produktów,
• ręcznie wprowadzali dane do kilku miejsc w systemie.

Teraz jednak może to za nich wykonać platforma. W tym czasie oni mogą się skupić na obsłudze stałych klientów i poszukiwaniu nowych.

Platforma, która nie jest zintegrowana z ERP nadaje się dla firm B2B, które dopiero zaczynają swoją przygodę z hurtem i nie obsługują tysięcy produktów w różnych wariantach. W takim przypadku nie będzie to dużym wyzwaniem dla pracowników, aby na bieżąco aktualizować informacje o produktach. Jednak w przypadku większych firm, dysponujących szerokim asortymentem produktów, ręczne wprowadzanie danych będzie tylko utrudniać sprzedaż.

Integracja ogranicza ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy na dwóch różnych platformach. Nie ma potrzeby ustawiania w kalendarzu przypomnienia o potrzebie ręcznej zmiany poziomu stanów magazynowych w panelu administracyjnym platformy. Cały proces przepływu danych będzie odbywał się automatycznie i nie wymaga żadnego wysiłku i zaangażowania ze strony pracowników.

Wysokie oczekiwania klientów biznesowych

Integracja z systemem ERP gwarantuje zaspokojenie potrzeb klientów poprzez dostarczanie im wyłącznie aktualnych informacji o produktach oraz szczegółów dotyczących dostępności zapasów. Chroni to przed sytuacją, gdy informacje, które klient widzi w katalogu online, są nieaktualne i wprowadzają w błąd.

Twoja firma jest zabezpieczona przed negatywnymi doświadczeniami klientów podczas dokonywania zakupów. W przypadku braku produktów w magazynie, unikasz konieczności kontaktowania się z klientem i przeprosin, że produkt nie jest już dostępny.

Efektywna sprzedaż B2B

Wszystkie trzy wymienione kwestie dotyczące integracji z ERP mieszczą się w jednym słowie: efektywność. Twoi pracownicy mogą skupić się na pozyskiwaniu nowych szans sprzedaży, zamiast poświęcać cały swój czas na obsługę pytań od stałych klientów i ręczne wprowadzanie danych z systemu ERP. A Twoi klienci mogą sami sprawdzać, czy i za ile produkt jest dostępny.

Chcesz zwiększyć efektywność sprzedaży B2B w swojej firmie? Szukasz dostawcy oprogramowania, który oferuje pełną lub częściową integrację platformy B2B z systemem ERP? Zapoznaj się z ofertą Saly! Nasza platforma B2B jako otwarty system (czyli z otwartą dokumentacją techniczną API) w wersji PRO pozwala na wymianę informacji pomiędzy dowolnym (nawet mało popularnym) systemem ERP. Więcej o naszej ofercie można przeczytać tutaj>>>.

Zapraszamy również do zapoznania się z case study wdrożenia Saly w firmie z branży produkcyjno-handlowej, w której – dzięki integracji platformy B2B z Comarch Optima – rozwiązaliśmy problem aktualności danych>>>. 

Jeśli i Ty chcesz sprzedawać efektywnie, odpowiadając na biznesowe potrzeby Twoich klientów, umów się na rozmowę z naszymi ekspertami! Podczas spotkania dowiesz się, jak bardzo nasza platforma B2B jest kompatybilna z Twoim systemem i jak skutecznie wpłynie jej posiadanie na twoją sprzedaż!