RFQ (Request for Quotation) to zapytanie ofertowe: sformalizowana prośba kupującego o wycenę konkretnych pozycji — z podaniem ilości, terminów, miejsca dostawy i warunków handlowych. W odpowiedzi sprzedający składa ofertę (quotation) ważną przez określony czas. W handlu B2B znaczna część obrotu — zwłaszcza przy większych wolumenach i produktach konfigurowanych — zaczyna się właśnie od RFQ, a nie od koszyka.
RFQ, RFI, RFP — czym się różnią
Rodzina „RFx” bywa mylona, a każde z tych zapytań wymaga innej odpowiedzi:
- RFI (Request for Information) — kupujący dopiero rozpoznaje rynek: pyta o możliwości, certyfikaty, referencje. Nie oczekuje jeszcze cen.
- RFP (Request for Proposal) — zaproszenie do złożenia propozycji rozwiązania problemu; cena jest jednym z kryteriów obok koncepcji.
- RFQ (Request for Quotation) — kupujący dokładnie wie, czego chce; liczy się cena, termin i warunki. To najczęstsza forma w handlu towarowym.
Jeśli prowadzisz hurtownię lub produkcję, 90% zapytań, które dostajesz mailem („proszę o wycenę 500 szt. indeksu X z dostawą na budowę Y”), to właśnie RFQ.
Jak wygląda dobry proces obsługi RFQ
- Przyjęcie zapytania w ustrukturyzowanej formie — pozycje, ilości, termin, miejsce dostawy, oczekiwane warunki (np. reguła Incoterms).
- Wycena — na bazie cennika klienta, wolumenu i aktualnej dostępności (ATP), z uwzględnieniem MOQ i opakowań zbiorczych.
- Oferta z terminem ważności — jednoznaczna, możliwa do zaakceptowania jednym działaniem.
- Konwersja oferty w zamówienie — bez ponownego przepisywania pozycji.
- Analiza — ile zapytań wygrywasz, ile odpada i dlaczego (cena? termin? czas odpowiedzi?).
W praktyce o wygranej często decyduje punkt, którego nie ma na liście: czas odpowiedzi. Kupujący wysyła to samo RFQ do trzech–pięciu dostawców; oferta, która przychodzi pierwszego dnia, ustawia poprzeczkę pozostałym.
FAQ
Czym różni się RFQ od zwykłego zamówienia? Zamówienie akceptuje znane warunki; RFQ je dopiero negocjuje. W dojrzałym procesie B2B oba kończą się w tym samym miejscu — jako zamówienie w ERP — różni je tylko liczba kroków po drodze.
Czy RFQ ma sens przy stałych cennikach? Tak — przy dużych wolumenach, niestandardowych terminach lub dostawach na projekt klient i tak poprosi o indywidualną wycenę. Cennik indywidualny skraca wtedy negocjacje, ale ich nie zastępuje.
Jak mierzyć skuteczność obsługi RFQ? Minimum to trzy wskaźniki: czas odpowiedzi na zapytanie, konwersja oferta→zamówienie oraz marża na zamówieniach z ofert względem sprzedaży katalogowej.
RFQ (Request for Quotation)a platforma Saly
- Konta klientów z pełnymi danymi rejestrowymi (NIP, adresy, oddziały) — zamówienie od początku jest przypisane do właściwego podmiotu,
- Cenniki indywidualne i grupy klientów — cena na zamówieniu jest ostateczna i jednoznaczna,
- Wirtualne opakowania zbiorcze — jednostki i przeliczniki spójne w całym obiegu dokumentów,
- Open API i integracja ERP/WMS — zamówienia przepływają do ERP bez ręcznego przepisywania, więc faktura w KSeF powstaje z danych źródłowych, nie z maila.
- Optymalizacja marży poprzez precyzyjne dostosowanie cen
- Wsparcie dla złożonych modeli biznesowych i programów lojalnościowych
