KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma Ministerstwa Finansów, przez którą polscy podatnicy obowiązkowo wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane — faktury w formacie XML zgodnym ze schemą opublikowaną przez MF, rejestrowane centralnie i opatrywane numerem KSeF. Faktura ustrukturyzowana zastępuje papier i PDF jako podstawowa forma fakturowania między firmami.
Terminy obowiązkowe KSeF
- od 1 lutego 2026 r. — podatnicy, których sprzedaż brutto za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. — wszyscy pozostali przedsiębiorcy,
- od 1 stycznia 2027 r. — najmniejsi podatnicy (m.in. wystawiający faktury o niskiej łącznej wartości miesięcznej) oraz faktury z kas fiskalnych.
Dla większości hurtowni i producentów oznacza to, że obowiązek już trwa. Co istotne dla działów sprzedaży: odbiór faktur przez KSeF dotyczy wszystkich firm od pierwszego terminu — nawet jeśli sam wystawiasz faktury dopiero od kwietnia, Twoi dostawcy mogli fakturować Cię przez KSeF już od lutego.
Co KSeF zmienia w procesie sprzedaży B2B
Na pierwszy rzut oka KSeF to temat księgowości i systemu ERP — i rzeczywiście to ERP (lub program do fakturowania) łączy się z API KSeF. W praktyce jednak jakość faktury ustrukturyzowanej powstaje wcześniej: w zamówieniu. Faktura w XML nie wybacza braków, które przy PDF „jakoś przechodziły”:
- NIP i dane nabywcy muszą być poprawne już na koncie klienta — w B2B z odroczonym terminem płatności to warunek wejścia,
- jednostki miary i przeliczniki opakowań (sztuka vs karton vs paleta) muszą być spójne między zamówieniem, WZ i fakturą,
- ceny po rabatach — indywidualne cenniki i rabaty muszą trafiać do ERP w postaci jednoznacznej, bez ręcznego „doliczania” przez fakturzystkę,
- powiązanie faktury z zamówieniem — automatyzacja ma sens tylko wtedy, gdy zamówienie z platformy B2B wpada do ERP bez przepisywania.
Innymi słowy: KSeF wymusza to, co dobra platforma B2B robi od dawna — porządek w danych klientów, produktów i cen oraz automatyczny przepływ zamówień do ERP.
FAQ
Czy platforma B2B musi mieć własną integrację z KSeF? Nie. Fakturę ustrukturyzowaną wystawia system, w którym prowadzisz sprzedaż podatkowo — zwykle ERP. Platforma B2B odpowiada za to, żeby dane zamówienia były kompletne i przepływały do ERP automatycznie.
Czy KSeF dotyczy faktur dla klientów zagranicznych? Sprzedaż dla podmiotów bez polskiego NIP-u (eksport, WDT) jest poza obowiązkiem KSeF po stronie nabywcy — fakturę wystawiasz w KSeF, ale klientowi przekazujesz ją w uzgodnionej formie (np. PDF z kodem QR).
Co z fakturami B2C? Faktury dla konsumentów mogą, ale nie muszą być wystawiane w KSeF.
KSeF a platforma Saly
Saly nie wystawia faktur — robi to Twój ERP zintegrowany z KSeF. Rolą platformy jest dostarczenie ERP-owi kompletnych danych, z których faktura ustrukturyzowana powstaje automatycznie:
- Konta klientów z pełnymi danymi rejestrowymi (NIP, adresy, oddziały) — zamówienie od początku jest przypisane do właściwego podmiotu,
- Cenniki indywidualne i grupy klientów — cena na zamówieniu jest ostateczna i jednoznaczna,
- Wirtualne opakowania zbiorcze — jednostki i przeliczniki spójne w całym obiegu dokumentów,
- Open API i integracja ERP/WMS — zamówienia przepływają do ERP bez ręcznego przepisywania, więc faktura w KSeF powstaje z danych źródłowych, nie z maila.
- Optymalizacja marży poprzez precyzyjne dostosowanie cen
- Wsparcie dla złożonych modeli biznesowych i programów lojalnościowych
