KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma Ministerstwa Finansów, przez którą polscy podatnicy obowiązkowo wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane — faktury w formacie XML zgodnym ze schemą opublikowaną przez MF, rejestrowane centralnie i opatrywane numerem KSeF. Faktura ustrukturyzowana zastępuje papier i PDF jako podstawowa forma fakturowania między firmami.
Wejście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to dla branży e-commerce rewolucja technologiczna i procesowa. O ile sprzedaż detaliczna (B2C) zostaje w dużej mierze po staremu, o tyle obsługa klientów biznesowych (B2B) zmieni się drastycznie.
Zgodnie z obecnym harmonogramem, KSeF stanie się obowiązkowy dla największych firm (powyżej 200 mln zł obrotu) od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r..
Oto co konkretnie zmieni się w Twoim sklepie internetowym i jak będą wyglądały nowe procesy B2B.
Nowy model fakturowania: od PDF do XML
Do tej pory system e-commerce lub program księgowy generował fakturę PDF i automatycznie wysyłał ją na maila klienta. KSeF całkowicie odwraca ten mechanizm – przesuwa „moment prawdy” z Twojego sklepu na system Ministerstwa Finansów.
Faktura B2B musi zostać przygotowana w specjalnym formacie XML i przesłana przez API do KSeF. W świetle prawa dokument zostaje uznany za wystawiony dopiero w momencie, gdy KSeF go przetworzy i nada mu unikalny numer KSeF (KSeF ID).
Jak będzie wyglądał proces zakupu B2B?
Kogo i jak raportować? Różne typy transakcji
W e-commerce często miesza się sprzedaż dla firm, konsumentów oraz eksport. Zobacz, jak KSeF traktuje poszczególne z nich:
| Odbiorca w e-commerce | Obowiązek KSeF | Jak klient otrzymuje dokument? |
| Polska Firma (B2B) | TAK | Dokument pobiera samodzielnie ze swojego konta KSeF (sklep może też wysłać PDF z kodem QR). |
| Firma Zagraniczna (Cross-border) | TAK (Tylko dla Ciebie) | Ty wysyłasz fakturę do KSeF, ale zagraniczny klient z niego nie korzysta. Musisz wysłać mu PDF mailem, obowiązkowo oznaczony kodem QR. |
| Konsument (B2C) | NIE (Opcjonalnie) | Standardowo – wysyłasz plik PDF na e-mail lub udostępniasz w panelu użytkownika. |
Ważne: Zagraniczny kontrahent nie ma polskiego NIP-u i nie zaloguje się do KSeF. Jeśli prowadzisz sprzedaż zagraniczną, Twój system musi umieć wysłać fakturę B2B do KSeF, a równocześnie wyzwolić wysyłkę e-maila z tradycyjnym plikiem PDF do klienta z zagranicy.
Jak przygotować sklep internetowy na KSeF?
Audyt platformy i wtyczek: Sprawdź, czy Twój silnik sklepu (np. WooCommerce, PrestaShop, Shopify) lub integrator (np. BaseLinker) zapowiedział wsparcie dla KSeF i obsługę kodów QR. Czysty silnik e-commerce często nie ma wbudowanej księgowości, więc integracja spadnie na zewnętrzny program fakturowy.
Korekty i zwroty: W e-commerce zwroty są masowe. Proces wystawiania faktur korygujących również musi przechodzić przez KSeF i być zautomatyzowany – ręczne akceptowanie każdej korekty w portalu podatkowym sparaliżuje Twoją obsługę klienta.
Odporność na awarie (Offline): KSeF to system państwowy, a te bywają przeciążone. Upewnij się, że Twój system potrafi „zakolejkować” faktury i wysłać je automatycznie, gdy serwery Ministerstwa znowu zaczną działać, nie wstrzymując przy tym procesu wysyłki towaru z magazynu.
Co KSeF zmienia w procesie sprzedaży B2B
Na pierwszy rzut oka KSeF to temat księgowości i systemu ERP — i rzeczywiście to ERP (lub program do fakturowania) łączy się z API KSeF. W praktyce jednak jakość faktury ustrukturyzowanej powstaje wcześniej: w zamówieniu. Faktura w XML nie wybacza braków, które przy PDF „jakoś przechodziły”:
- NIP i dane nabywcy muszą być poprawne już na koncie klienta — w B2B z odroczonym terminem płatności to warunek wejścia,
- jednostki miary i przeliczniki opakowań (sztuka vs karton vs paleta) muszą być spójne między zamówieniem, WZ i fakturą,
- ceny po rabatach — indywidualne cenniki i rabaty muszą trafiać do ERP w postaci jednoznacznej, bez ręcznego „doliczania” przez fakturzystkę,
- powiązanie faktury z zamówieniem — automatyzacja ma sens tylko wtedy, gdy zamówienie z platformy B2B wpada do ERP bez przepisywania.
Innymi słowy: KSeF wymusza to, co dobra platforma B2B robi od dawna — porządek w danych klientów, produktów i cen oraz automatyczny przepływ zamówień do ERP.
FAQ
Czy platforma B2B musi mieć własną integrację z KSeF? Nie. Fakturę ustrukturyzowaną wystawia system, w którym prowadzisz sprzedaż podatkowo — zwykle ERP. Platforma B2B odpowiada za to, żeby dane zamówienia były kompletne i przepływały do ERP automatycznie.
Czy KSeF dotyczy faktur dla klientów zagranicznych? Sprzedaż dla podmiotów bez polskiego NIP-u (eksport, WDT) jest poza obowiązkiem KSeF po stronie nabywcy — fakturę wystawiasz w KSeF, ale klientowi przekazujesz ją w uzgodnionej formie (np. PDF z kodem QR).
Co z fakturami B2C? Faktury dla konsumentów mogą, ale nie muszą być wystawiane w KSeF.
KSeF a platforma Saly
Saly nie wystawia faktur — robi to Twój ERP zintegrowany z KSeF. Rolą platformy jest dostarczenie ERP-owi kompletnych danych, z których faktura ustrukturyzowana powstaje automatycznie:
- Konta klientów z pełnymi danymi rejestrowymi (NIP, adresy, oddziały) — zamówienie od początku jest przypisane do właściwego podmiotu,
- Cenniki indywidualne i grupy klientów — cena na zamówieniu jest ostateczna i jednoznaczna,
- Wirtualne opakowania zbiorcze — jednostki i przeliczniki spójne w całym obiegu dokumentów,
- Open API i integracja ERP/WMS — zamówienia przepływają do ERP bez ręcznego przepisywania, więc faktura w KSeF powstaje z danych źródłowych, nie z maila.
- Optymalizacja marży poprzez precyzyjne dostosowanie cen
- Wsparcie dla złożonych modeli biznesowych i programów lojalnościowych
